Bàn về việc viện dẫn các căn cứ pháp lý và ghi ngày, tháng, năm trong văn bản hành chính

Từ cách viện dẫn các căn cứ pháp lý

Khi cá nhân (hoặc tổ chức) được giao soạn thảo văn bản hành chính thì đều luôn phải xác định các căn cứ làm cơ sở để xác lập tính pháp lý, tính thực tiễn của văn bản muốn soạn thảo. Đối với trường hợp ban hành các quyết định cá biệt thì phần viện dẫn các căn cứ pháp lý thường chiếm một dung lượng tương đối lớn.

Trong thực tiễn, việc viện dẫn các căn cứ pháp lý chưa có sự thống nhất theo kiểu trật tự nào. Có thể thấy phổ biến các kiểu sau: Sắp xếp thứ tự từ văn bản có hiệu lực cao nhất như Luật, Nghị định…đến các văn bản khác có mức độ hiệu lực thấp hơn; Sắp xếp theo thứ tự thời gian, văn bản nào ban hành sớm hơn thì xếp trước, muộn hơn thì xếp sau. Ngoài ra còn có khá nhiều trường hợp viện dẫn các văn bản không cần thiết, không liên quan hoặc đã hết hiệu lực thi hành   (thừa). Lại có trường hợp không viện dẫn đủ làm cho văn bản ban hành không đảm bảo tính pháp lý cần thiết (thiếu).

Cần hiểu rằng, các căn cứ pháp lý được viện dẫn là những chuẩn mức pháp luật mà các tổ chức khi ban hành văn bản phải tuân thủ để xác tín, khẳng định tính hợp pháp của văn bản do mình ban hành. Nếu viện dẫn không logic, không sát đúng với nội dung chính của văn bản thì sẽ làm yếu đi, làm suy giảm giá trị của văn bản muốn ban hành. Vì vậy, nhằm đảm bảo sự chặt chẽ, thuyết phục và khả thi của văn bản, cần phải có sự lựa chọn, xác định chính xác và viện dẫn các căn cứ pháp lý đúng đắn.

Tham khảo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, tại một số mẫu như mẫu 1.2, 1.3 có thể áp dụng phù hợp cho những trường hợp ban hành quyết định trực tiếp, quyết định gián tiếp, và hoàn toàn có thể vận dụng cho những loại văn bản hành chính khác.

Theo đó, căn cứ pháp lý đầu tiên phải là căn cứ trực tiếp để ban hành văn bản. Đó là các văn bản thành lập, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức hoặc văn bản phân cấp quản lí. Ví dụ: Quyết định số 1399/QĐ-BTC ngày 15/07/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Quyết định số 1418/QĐ-KBNN ngày 25/12/2015 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước phân cấp, uỷ quyền và tổ chức thực hiện đối với lĩnh vực tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng, kiểm tra, kiểm toán nội bộ, ứng dụng công nghệ thông tin, đấu thầu, mua sắm tập trung trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, dự án vay nợ, viện trợ thuộc Kho bạc Nhà nước.

Tiếp theo là nhóm các căn cứ làm cơ sở pháp lý cho việc đưa ra các quy định cụ thể hoặc nội dung áp dụng của văn bản, tức là các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết để khẳng định tính hợp pháp của văn bản. Đó có thể là Luật, Nghị định, Thông tư, Quyết định…

Cuối cùng là căn cứ cơ sở thực tế (như: Căn cứ nhu cầu công tác, năng lực công chức, biên bản họp…) và đề nghị của người đứng đầu phòng, ban, bộ phận chuyên môn trực thuộc đóng vai trò tham mưu (như: Xét đề nghị của …).

… đến cách ghi ngày, tháng, năm

Trở lại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, tại điều 9 có quy định: Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Thế nhưng trong thực tế, không hiếm gặp các văn bản ghi ngày 5, ngày 7, tháng 07, tháng 08… ngay sau địa danh ghi trên văn bản.

Một số trường hợp tùy tiện khác, khi viện dẫn các căn cứ pháp lý thì không trích chính xác nguyên văn yếu tố ngày tháng của văn bản được viện dẫn, hoặc trong phần nội dung văn bản soạn thảo và ban hành,vẫn ghi ngày, tháng, năm như ví dụ nêu trên.

Về thực chất, yếu tố ngày, tháng, năm không ảnh hưởng gì đến nội dung hay tính pháp lý của văn bản. Trong các chương trình quản lý, các phần mềm tin học phổ biến hiện nay đều có sẵn một số kiểu định dạng, như: dd/mm/yy, dd/mm/yyyy… cũng chỉ nhằm tạo ra một sự thống nhất để nhận diện và đồng bộ dữ liệu. Còn trong văn bản hành chính thông thường (văn bản giấy) việc quy định viết thêm chữ số 0 như Thông tư số 01/2011/TT-BNV đã nêu là nhằm tránh việc chèn số bất hợp pháp nhằm một mục đích hoặc nhu cầu nào đó của người sử dụng.

Vì vậy, cũng như cách thức trình bày các căn cứ pháp lý, những cá nhân được giao trực tiếp soạn thảo hoặc kiểm tra thể thức văn bản cần lưu ý việc ghi yếu tố ngày, tháng, năm trên văn bản hành chính cần phải được thống nhất, tránh sự trình bày tùy tiện, không chỉ tạo ra sự logic, chặt chẽ, hợp pháp mà còn tăng thêm tính thẩm mỹ cho văn bản được ban hành./.

Dương Ngọc Thiền​ (KB Dak Nong)